人员请假容量扣减的关键，是把请假从口头通知变成一次有规则的容量数据变更：先定容量口径和扣减规则，再通过统一入口登记与审批，按请假区间和容量周期的重叠部分计算扣减量，回写个人与团队可用容量，并确认受影响任务的调整。下面按规则、步骤、角色、示例和检查五个部分展开，适合负责资源管理或项目管理的读者照着落地。
要点总览（TL;DR）
- 先固定容量口径：人天或人时二选一，按周或按迭代统计，并写明周期边界和半天如何计。
- 扣减量只取请假区间与容量周期的重叠工作日，跨周、跨迭代分别计算，半天按 0.5 个工作日计入。
- 流程按六步走：提交申请、审批并确认影响、计算个人容量、汇总团队容量、通知任务调整、留痕与变更处理。
- 角色分工要落到交付物：请假人交记录、主管给审批与影响说明、资源管理人员出容量表、项目负责人确认任务调整。
- 周期结束时按检查清单核对记录审批、扣减量、两级容量同步、任务确认和变更留痕，异常项回写规则说明。
先定容量口径与扣减规则
扣减规则要在第一次登记请假之前定下来，否则每个人算法不同，团队容量表就无法横向比较。规则说明建议写成一页文档，包含单位、周期、请假类型对照和计算示例，作为后续登记与复核的依据。
容量单位与统计周期
容量单位在“人天”和“人时”中二选一，并与统计周期配套。按周统计的团队用“人天/周”最直观：一名成员一周 5 个工作日即 5 人天。按迭代统计的团队用“人天/迭代”，先确定迭代内工作日总数，再折算每人基准容量。选择人时适合存在大量半日、小时级请假的团队，但要求登记粒度足够细；如果请假多以半天为单位，人天口径更省事，半天按 0.5 人天计。
同一团队应固定一种单位和一种周期，跨团队汇总时再统一换算。周期边界要写清楚，例如“周”指周一至周五，“迭代”指迭代起止日期内的全部工作日，法定节假日是否已从基准容量中扣除也要注明。
请假类型与是否扣减的对照
并非所有不在岗都需要扣减容量，需要按类型逐项约定，形成对照表：
| 请假类型 | 是否扣减容量 | 说明 |
|---|---|---|
| 年假 | 扣减 | 按重叠工作日扣减 |
| 病假 | 扣减 | 按重叠工作日扣减，长期病假另行评估 |
| 调休 | 扣减 | 与年假同口径处理 |
| 事假 | 扣减 | 按重叠工作日扣减 |
| 公出、外训 | 视约定 | 可投入项目的时间减少则扣减，仅更换工作地点则不扣减 |
| 法定节假日 | 不单独扣减 | 已在基准容量中排除 |
对照表的作用是让审批人和资源管理人员对同一张请假单得出相同结论。公出、外训这类边界类型，团队应在规则中明确一种处理方式并保持一致，避免同类情况两种算法。
重叠计算规则
扣减量只取请假区间与容量周期的交叉部分。计算公式为：扣减量 = 请假区间与当前周期重叠的工作日数 × 每日容量。请假跨出周期边界的部分，计入其所在的下一个周期，不在当前周期提前扣减。半天请假按 0.5 个工作日计入重叠天数；跨周请假分别计算每周重叠天数；跨迭代请假分别计算每个迭代内的重叠天数。
示例：某成员周容量 5 人天，周三下午请假半天，则当周扣减 0.5 人天，可用容量 4.5 人天。若请假从本周四至下周二，本周重叠 2 个工作日、下周重叠 2 个工作日，两周各扣 2 人天。
容量下限与不可用状态
扣减后个人可用容量可能降到很低甚至为零。规则中要约定表达方式：可用容量不低于 0，扣减量超过基准容量时按 0 记录，超出部分单独标注为“超期占用”供复核；连续请假超过一个周期时，该成员在对应周期标记为“不可用”，不再参与该周期的任务分配。这样团队容量汇总不会出现负数，也便于识别需要重新安排的任务。
请假登记到容量回写的操作步骤
规则确定后，扣减按固定动作序列执行。每一步都应有明确输入、动作、输出和完成标志，避免扣减停留在某个人手里没有下文。
步骤一：提交请假申请
输入：请假人、起止时间（精确到半天）、请假类型、审批人。动作：请假人通过统一入口提交申请，起止时间按实际离岗时段填写。输出：一条待审批的请假记录。完成标志：记录状态为“待审批”，且起止时间、类型、审批人字段齐全。
步骤二：审批并确认影响
输入：待审批请假记录、该成员当前承担的任务清单。动作：直属主管审批，同时判断请假时段内是否有交付节点或关键任务。输出：审批结论和初步影响说明。完成标志：记录状态变为“已通过”，影响说明附在记录上。
步骤三：计算个人可用容量
输入：已通过的请假记录、该成员基准容量。动作：按重叠规则计算本周期扣减量，个人可用容量 = 基准容量 − 重叠请假量。输出：个人容量扣减记录，含扣减量和计算依据。完成标志：扣减量与请假记录可逐条对应。
步骤四：汇总团队可用容量
输入：团队全部成员的个人可用容量。动作：按角色或技能分组汇总，标注哪些任务或角色因扣减出现缺口。输出：更新后的团队容量表。完成标志：团队容量表与个人容量记录一致，缺口项已标注。
步骤五：通知并确认任务调整
输入：团队容量表、受影响任务清单。动作：通知相关项目负责人，由项目负责人提出任务延期、转派或缩减范围的方案。输出：任务调整说明。完成标志：每个受影响任务都有明确的调整结论和责任人。
步骤六：留痕与变更处理
输入：请假记录、容量扣减记录、任务调整说明。动作：将三类记录关联保存；请假撤销或时长变更时，按原路径反向调整容量并记录变更原因。输出：可追溯的变更记录。完成标志：任何一次容量数字变化都能追溯到对应的请假记录和审批。
在工具层面，这套流程可以落在工作项与工时记录上：请假申请作为一条工作项走审批流，审批通过后按重叠规则登记工时扣减，团队容量视图随之更新，受影响任务通过关联关系保持可见。ONES 的工作项与工时管理能力可以承载登记、审批和容量回写这几个环节，具体配置按团队现有流程设置。
角色分工与各环节交付物
扣减责任悬空通常是因为“谁算、谁确认”没有写清楚。下表把每个角色的动作和交付物对应起来，可直接作为团队约定使用。
| 角色 | 主要动作 | 交付物 |
|---|---|---|
| 请假人 | 提交申请，保证起止时间与类型准确，变更时及时更新 | 请假记录 |
| 直属主管 | 审批请假，判断对当前任务和交付节点的影响 | 审批结论、影响说明 |
| 资源或项目管理人员 | 按规则计算扣减量，更新个人与团队容量 | 容量扣减记录、团队容量表 |
| 项目负责人 | 确认受影响任务的调整方案并落实 | 任务调整说明 |
小团队中资源管理与项目管理可能由同一人承担，但两类动作仍应分开记录：扣减记录回答“容量少了多少”，任务调整说明回答“工作怎么补上”。周期结束时，资源管理人员负责复核容量数据，项目负责人负责确认任务调整已执行。
一个跨周请假的扣减示例
以下为演示情景，用于说明重叠计算和回写方式。设定：成员 A 的周容量为 5 人天，迭代周期为两周共 10 人天；A 申请从第一周周四至第二周周二请假，类型为年假，审批已通过。
计算过程
第一周重叠工作日为周四、周五，共 2 天，扣减 2 人天，第一周可用容量为 5 − 2 = 3 人天。第二周重叠工作日为周一、周二，共 2 天，扣减 2 人天，第二周可用容量为 5 − 2 = 3 人天。按迭代汇总，A 的迭代可用容量为 10 − 4 = 6 人天。若请假改为周四下午开始，则第一周重叠 1.5 天，扣减 1.5 人天，第二周不变。
回写与任务调整
个人容量记录写入两行：第一周扣减 2 人天、第二周扣减 2 人天，均关联同一条请假记录。团队容量表相应减少 4 人天，并标注 A 在第一周周四至第二周周二不可用。A 原承担的第一周联调任务和第二周文档评审被识别为受影响任务，项目负责人确认联调由同组 B 接手、文档评审顺延至第二周周三。记录字段包括：人员、请假类型、起止时间、重叠天数、扣减量、关联任务、调整结论。
完成检查：扣减是否做对
每次扣减完成后，按下表逐项核对，全部通过才算闭环。检查可在周度或迭代结束时执行，由资源管理人员发起、项目负责人确认。
| 检查项 | 核对内容 | 通过标准 |
|---|---|---|
| 记录与审批 | 请假记录是否存在，审批是否通过 | 每条扣减都能对应一条已审批记录 |
| 扣减量计算 | 是否只按重叠部分计算，半天与跨周是否正确拆分 | 扣减天数与重叠工作日一致 |
| 容量同步 | 个人容量与团队容量是否同时更新 | 两级数字可相互核对 |
| 任务确认 | 受影响任务是否都有调整结论 | 每个受影响任务有责任人和新时间 |
| 变更留痕 | 撤销、改期、补录是否有记录 | 容量变化可追溯到原因和时间 |
| 周期复核 | 周期结束时容量数据是否复核 | 复核结论已记录，异常项已处理 |
检查中发现扣减量与请假记录对不上，先回到重叠计算规则核对周期边界和半天处理；发现团队容量与个人容量不一致，优先检查是否有未回写的请假或重复扣减。把每次复核的异常项记录下来，下一周期修订规则说明，扣减流程会逐步稳定。
常见问题
半天请假和跨周请假，扣减量怎么算才不重复？
核心是只按请假区间与容量周期的重叠部分计算。半天请假按 0.5 个工作日计入重叠天数；跨周请假分别计算每周的重叠工作日，本周只扣本周重叠部分，跨出边界的部分计入下一个周期，不在当前周期提前扣减。跨迭代请假同理，按每个迭代内的重叠天数分别扣减。这样同一段请假不会在两个周期里被重复计算。
请假审批通过后，容量扣减应该由谁执行、什么时候执行？
建议由资源或项目管理人员在审批通过后执行扣减，而不是由请假人自行修改容量数据。审批通过是触发时点：主管确认请假成立并给出影响说明，资源管理人员据此计算个人可用容量、更新团队容量表，再通知项目负责人确认任务调整。小团队中审批与扣减可能由同一人完成，但扣减记录和任务调整说明仍应分开留存，便于后续复核。
请假撤销或时长变更后，已经扣减的容量怎么处理？
按原路径反向调整，并保留变更记录。请假撤销时，把对应周期的扣减量回补到个人可用容量，同步更新团队容量表，并检查此前因扣减调整过的任务是否需要恢复。请假时长变更时，先撤销原扣减记录，再按新时段重新计算重叠天数并登记，变更原因和时间一并记录。这样任何一次容量数字变化都能追溯到对应的请假记录和审批。
扣减后个人可用容量降到零或负数，容量表该怎么表达？
规则中应约定可用容量不低于 0：扣减量超过基准容量时按 0 记录，超出部分单独标注为“超期占用”供复核，避免团队容量汇总出现负数。连续请假超过一个周期时，该成员在对应周期标记为“不可用”，不再参与该周期的任务分配。这样既保持容量表可读，也便于识别需要重新安排的任务。
团队里请假类型多、口径不统一，规则文档应该先写哪几项？
优先写四项：容量单位与统计周期、请假类型与是否扣减的对照表、重叠计算规则（含半天和跨周处理）、容量下限与不可用状态的表达方式。这四项决定了同一张请假单能否得出相同结论。公出、外训这类边界类型要在对照表中明确一种处理方式并保持一致，法定节假日已在基准容量中排除的不再单独扣减。规则文档写好后作为登记与复核的共同依据，周期复核发现异常时再修订。
